Как работает обмен данными с аутсорсером через «облако»?

Шаблон box

Если аутсорсер предлагает вести документооборот через Dropbox или аналогичный сервис — это хорошо. У крупных облачных хранилищ есть отдельные решения для бизнеса. Они удобнее переписки по электронной почте и FTP-серверов. Мы предлагаем клиентам портал-файлообменник, построенный на основе хранилища Box.com. На его примере расскажем, как все работает.

Порталы для бизнеса

Облачные хранилища вроде Dropbox, Google Drive, Box, Sugarsync предлагают организациям услуги хранения и совместного использования данных. Ими пользуются крупные международные компании. Например, Box.com используют General Electric, Astra Zeneca, FICO.

Объем загружаемой на файловые хостинги информации только в США и Канаде ежегодно увеличивается на 100 млн Гб (Рис 1). С учетом прогнозов роста создаются новые дата-центры по всему миру.

Рис. 1. Использование порталов обмена данными в Северной Америке. Статистика и прогноз

box1

 

Защита данных и разграничение доступа

Надежность передачи и хранения информации обеспечивают система безопасности порталов и контроль доступа к данным.

Box.com сертифицирован по стандартам ISO 27001, ISO 27018, SOC 1 (SSAE 16), PCI DSS, FedRAMP и HIPAA (Рис 2). Это значит, что на портале можно размещать документы правительства США (сертификат FedRAMP), банковские данные, включая реквизиты карт (PCI DSS), медицинскую информацию (HIPAA). Файлы шифруются дважды: при передаче и непосредственно в месте хранения — в облаке.

Рис. 2. Сертификаты портала Box.com

box2

Box.com позволяет разграничить доступ пользователей к информации. Мы продумали систему папок, по которым распределяются разные типы документов. Доступ к каждой папке настраиваем отдельно. Это значит, что персональные данные работников видят только уполномоченные пользователи — бухгалтеры по расчету заработной платы и кадровики. При этом у них  нет доступа, например, к корпоративной отчетности для головного офиса.

Разграничение доступа важно для защиты персональных данных сотрудников, страхует от ошибок и утечки данных. Решая вопросы по электронной почте, сложно контролировать, кто из участников переписки вправе получать ту или иную информацию. Есть риск отправить документы не тому адресату или всем, кто указан в копии письма. Использование портала исключает такие ситуации.

 

Контроль работы аутсорсера

Портал позволяет следить за действиями провайдера в реальном времени. Система пишет лог размещения файлов на портале — фиксирует время и дату. Как только сотрудник аутсорсера выкладывает новый документ, ваш специалист получает оповещение (и наоборот). Тип оповещений и список людей, которые их получают, можно настроить (Рис. 3). Аргументы «письмо не отправилось» или «письмо не пришло» больше не действуют.

Рис. 3. Настройка уведомлений о действиях пользователей портала

notifications

Данные на портале организованы так, чтобы показывать прогресс в работе с документами. Новые документы ваши сотрудники кладут в папки с пометкой «От клиента» (Рис 4). По мере готовности специалисты аутсорсера перемещают их в соответствующие папки с пометками «Проведенные», а затем — «Для клиента» (Рис. 5). Так главному бухгалтеру легко отслеживать статус документов, с которыми работают сотрудники аутсорсера и его подчиненные.

Рис. 4. Загрузка первичных документов на портал

Загрузка в BOX

Рис. 5. Структура портала обмена данными на базе хранилища Box.com

папки клиента

Ведение электронного архива документов

По мере использования портал обмена данными превращается в электронный архив документов кадрового и бухгалтерского учета. Клиенту круглосуточно доступны отчетность, первичные и подготовленные аутсорсером документы за все время работы с ним.

Вы сами решаете, как формировать архив. Например, можно запретить перемещать и удалять документы из определенных папок во «Входящих» и «Исходящих».

Так систематизировать документооборот не позволяют ни FTP-сервер, ни тем более электронная переписка. Даже общий почтовый ящик, созданный для общения с аутсорсером, не решает проблему: разнородная корреспонденция  хранится «в общей куче». И нужно куда-то сохранять вложения, регламентировать доступ к ним, организовать резервное копирование.

Зависимость от технического оснащения

Портал — это «облачное» решение. Не нужно покупать и обслуживать серверы, платить за обновление ПО, самостоятельно заботиться о безопасности.

Документы загружаются быстро. Box.com ежедневно обрабатывает миллиард файлов пользователей. В отличие от электронной почты у облачного хранилища нет ограничений по объему передаваемых файлов.

Работать с файлообменником можно круглосуточно. В Box.com утверждают, что сервис доступен 99.9% времени. Помешать могут только сбои в работе интернет-провайдера.

Внедрение и использование портала

Чтобы пользоваться порталом обмена данными, достаточно получить логин и пароль. Настраивать его не придется, специалисты «Алинги» сами создадут оптимальную структуру папок. Ее можно изменить по запросу клиента.

Правила ведения документооборота через портал мы фиксируем в приложении к договору на аутсорсинг. И отправляем конечным пользователям краткую инструкцию как работать с порталом. Научиться легко. А если вы пользуетесь Google Drive, Яндекс.Диском, OneDrive или Dropbox, то уже знаете все, что требуется.

Файлообменник удобен, если дисциплинированно использовать только его. Портал теряет смысл, если отправлять часть документов по электронной почте и сообщать об этом по телефону.

Специалисты «Алинги» сами решают все вопросы, связанные с работой и настройкой портала обмена данными: оплачивают пользовательские лицензии, администрируют структуру папок и права доступа к ним. Cтоимость нашей услуги — организации электронного документооборота через портал — зависит от количества ваших специалистов с доступом к нему. Доступ можно дать одному или нескольким сотрудникам.

Самое главное о порталах обмена данными

Если вы ведете документооборот с аутсорсером через файлообменник:

  1. Контролируете работу специалистов провайдера и своих сотрудников в реальном времени.
  2. Ничего не тратите на внедрение портала. Оплачиваете его использование по потребностям: ежемесячно, по количеству человек с доступом.
  3. Храните все бухгалтерские и кадровые документы в одном месте, ничего не теряете. Попутно формируете электронный архив.
  4. Передаете документы любого объема, круглосуточно.
  5. Меньше зависите от персонала. Нового бухгалтера достаточно ознакомить с процедурой взаимодействия с аутсорсером и дать доступ к порталу.
  6. Работаете с документами в соответствии с требованиями сохранности и безопасности данных.

 

Мы также готовы предоставить Вам следующие виды услуг:

  • Бухгалтерский учет
  • Расчет заработной платы
  • Кадровое делопроизводство.
  • Юридические услуги.

Более подробно можно прочитать на нашем сайте:Бухгалтерский учет

Юлия Мазур

 Партнер

y_mazur@acg.ru

Офис : +7 495 988-21-91

Чет Боулинг

Управляющий партнер

ch_bowling@acg.ru

Офис : +7 495 988-21-91