Выбираем аутсорсера.

Аутсорсер

Поговорим о том, что вас действительно интересует.

Как элементарно сравнить цены на базовые пакеты услуг?

«Потянет» ли аутсорсер ваш проект?  

Почему квалификация бухгалтеров провайдера вторична?

Как удостовериться, что провайдер будет работать без ошибок?

Что остается, если абстрагироваться от маркетинга?

 

Зачем вам знать, как провайдер «держит» цены?

Расценки на аутсорсинговые услуги не всегда находятся в пределах стоимости штатной бухгалтерии.

Провайдер несет ровно те же расходы на своих бухгалтеров, что и любая другая компания, включая расходы на содержание их рабочих мест, , обучение специалистов, различное программное обеспечение. Плюс к этому — страхование профессиональных рисков и другие специфические расходы аутсорсера, связанные с обеспечением должного качества услуг, стабильности и бесперебойности их оказания.

Обеспечивать преимущества перед штатной бухгалтерией, сохраняя конкурентоспособную цену, аутсорсеру помогают оптимизация и автоматизация процессов, рациональная загрузка своих специалистов, создание расчетных центров в регионах с более дешевой рабочей силой, система обучения и наставничества и в целом вся накопленная экспертиза, позволяющая быстрее и проще решать сложные для корпоративных бухгалтеров вопросы.

Некачественная услуга может стоить дорого, качественная — не может стоить дешево. Поэтому оценивать лучше не столько стоимость аутсорсинга, сколько наполненность стандартного пакета услуг и клиентоориентированность провайдера, готовность рассматривать потребности клиента комплексно, не ограничиваясь лишь вопросами учета, но обращая внимание и на другие немаловажные вопросы, например, на изменения законодательства, хоть и не имеющие непосредственного отношения к учету или налогообложению, но способного влиять на бизнес клиента.

 

Как корректно сравнить цены провайдеров на базовые пакет услуг?

Любой аутсорсер учетных функций предложит вам базовый пакет услуг — набор необходимых, стандартных, повторяющихся от месяца к месяцу операций. Такие пакеты у разных провайдеров стоят примерно одинаково, но их «начинки» различаются нюансами. Этот маркетинговый вираж можно преодолеть, взяв инициативу в свои руки: напишите нужный вам перечень услуг и попросите нескольких аутсорсеров его «обсчитать».

 

Какие дополнительные услуги может оказать провайдер?

Как мы выяснили, услуги, которые способны оказывать провайдеры аутсорсинга бухучета, делятся на «пакетные» — постоянные и регулярные, и дополнительные — те, что нужны эпизодически и/или не относятся напрямую к ведению бухучета. К последним относятся налоговое консультирование, юридическая поддержка, аудит и другие.

Подчас финансовому подразделению организациям приходится решать специфические задачи, выходящие за рамки ответственности бухгалтерской службы, корпоративной или внешней. Основная задача вашего штатного бухгалтера или аутсорсера бухгалтерского учета заключается в грамотном принятии бухгалтерских решений — как отражении в регистрах  уже совершенных хозяйственных операций. Однако когда вам нужно, обеспечить безупречность предстоящей сделки с точки зрения налогообложения — это задача не для бухгалтерии, а для налогового консультанта.

Соответственно, если вам нужно, чтобы задачи, «сопутствующие» ведению бухгалтерии, оперативно решались по запросу, «под ключ» и одним провайдером, посвященным в вашу специфику, присмотритесь к аудиторско-консалтинговым компаниям, специализирующимся на аутсорсинге бухгалтерии. Вы получите не только бухгалтера, нуждающегося в постоянной поддержке, обучении, советах консультантов, вашим приобретением станет результат работы целой команды специалистов: бухгалтеров, юристов, аудиторов, налоговых экспертов.

 

Что должен сделать аутсорсер перед началом работы?

Перед тем как принять ваш бухгалтерский учет в свои заботливые руки, аутсорсер проводит ряд стартовых процедур. Поинтересуйтесь, что она включает.

Обычно это методология, изучение бизнеса Клиента; создание бухгалтерских баз данных для ведения учета и для расчета заработной платы; заведение в базы данных сведений о Клиенте, сотрудниках Клиента, справочников видов расходов и доходов; наладка обмена данными между базой для расчета зарплаты и базой для ведения учета; приобретение и установка сертификата усиленной цифровой подписи для отправки отчетности в контролирующие органы посредством телекоммуникационных каналов связи. Хорошо, если в рамках стартоваых процедур провайдеризучит вашу Учетную политику и даст рекомендации по её совершенствованию, а в отсутствии таковой – разработает Учетную политику и настроит под неё базу 1С. Так же плюсом будут являться рекомендации по автоматизации процессов учета и формирования отчетности. Экспресс-аудит предыдущего периода в составе стартовых процедур пойдёт на пользу как клиенту, так и провайдеру.

Стартовые процедуры — не пустая формальность или просто хороший тон, а серьезная работа, которая должна быть проведена на должном уровне. Ее цена может составлять от 80% до 150% стоимости месячного обслуживания.

 

Сможет ли провайдер вас обслуживать?

Объективнее всего на этот вопрос помогает ответить количество уже работающих в компании бухгалтеров и расчетчиков вкупе с показателями текучки персонала. То есть ориентируемся на отраслевые рейтинги — сколько специалистов в штате и как изменилось их количество к предыдущему году. По моим наблюдениям, стоит рассматривать провайдеров как минимум с 15-20 специалистами. Так выше вероятность, что они смогут легко подменять друг друга на вашем проекте на время отпусков и больничных.

Для нового крупного клиента аутсорсер с большой вероятностью наймет нового бухгалтера или даже нескольких. Это определенный фактор риска, но не противопоказание – большой проект провайдеру интересен и важен, так что «новичок» в компании не будет новичком в бухгалтерском деле. Он пройдет «сито» квалифицированных собеседований и тестов, , и в случае найма получит наставника и всестороннюю поддержку более опытных коллег, юристов, аудиторов. У компетентного провайдера, давно работающего на рынке, этот механизм отлажен до автоматизма — он справится. У нас, например, есть внешний кадровый резерв специалистов, которых мы приглашаем на новые проекты в первую очередь.

Скажу больше, проверять квалификацию конкретных специалистов, которые будут вести ваш бухучет, не целесообразно. Они тоже уходят в отпуск, болеют и увольняются. Что действительно стоит сделать, так это выяснить, как работает система контроля качества, гарантирующая вам стабильный и безошибочный бухучет (даже если ваш бухгалтер утром встал не с той ноги).

 

Будет ли провайдер работать без ошибок?

От ошибок не застрахованы даже самые опытные специалисты. Вопрос в том, кто эти ошибки «ловит» и как скоро исправляет. Если бухгалтерия штатная, это делают для вас аудиторы или налоговая инспекция. При аутсорсинге бухгалтерии вас страхует система контроля качества провайдера — процедура проверки работы, выполненной для клиента.

Постарайтесь выяснить, существует ли такая система на практике или только на бумаге. Например, спросите аутсорсера кто, как, на каких этапах и в каком объеме проверяет работу бухгалтеров. Попросите описать от начала и до конца процессы подготовки отчетности или декларации по налогу на прибыль. Ответ должен быть немедленным, уверенным, разумным.

 

Что нужно знать про IT?

Важная составляющая системы контроля качества — автоматизация процессов. Чем выше ее уровень, тем меньше влияние человеческого фактора и риск ошибок. Смотрим на гибкость настроек, возможность создавать кастомизированные отчеты и документы, свободно загружать и выгружать данные в нужном вам формате. Оцениваем способность аутсорсера приспособиться к реалиям и потребностям вашего бизнеса.

Скажем, если у вас сеть магазинов, спросите провайдера, как он решит задачу сбора и централизованной обработки данных, как настроит доступ к ним всем заинтересованным лицам, где и в каком формате будет хранить эти данные.

Еще пример, из практики. Один наш клиент, фармацевтическая компания, использует аутсорсинг складских операций. Аутсорсер ведет учет товара в своей программе, и корпоративная 1С этих операций не видит. Нам же они требовались для нужд бухучета. Мы решили вопрос, настроив автоматическую ежечасную выгрузку данных из складской программы подрядчика нашего клиента.

О чем говорят отраслевые рейтинги?

Полагаю, отраслевые рейтинги существуют больше для рекламы и продвижения их участников, чем для объективного отражения объема рынка или какой-то другой его «калибровки». Но это не значит, что рейтинги бесполезны. Они как витрина магазина — показывают, кто сегодня «в наличии», на плаву, продолжает работать и заинтересован в новых клиентах. Мы тоже в них участвуем, давая возможность бизнес-сообществу познакомиться с нашими услугами и специализацией. Алинга посылает важный сигнал имеющимся и потенциальным клиентам: мы работаем почти двадцать лет, мы востребованы и большую часть своих денег зарабатываем на аутсорсинге бухучета. Рейтинги не скажут вам всю правду, но позволят сориентироваться в том, кто есть кто на рынке. Этого вполне достаточно.

 

Мы готовы предоставить Вам следующие виды услуг:

  • Ведение бухгалтерского и налогового учета (РПБУ, МСФО, ОПБУ США).
  • Расчет заработной платы
  • Кадровый учет.

 Более подробно можно прочитать на нашем сайте: БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ.

Мы будем рады начать работать с Вашей компанией.

Наши контакты:

Юлия Мазур

 Партнер

y_mazur@acg.ru

Офис : +7 495 988-2191

Чет Боулинг

Управляющий партнер

ch_bowling@acg.ru

Офис : +7 495 988-2191

 

 

 

Добавить комментарий